Van papier naar digitaal

Raadsinformatie in Wormerland; van papier naar digitaal

Het was voor de gemeente Wormerland de eerste ontmoeting met een raadsinformatiesysteem: de ingebruikname van io4 | ris bis van GemeenteOplossingen, ongeveer een jaar geleden. Tot dat moment werden raadsstukken op papier verspreid en onderweg naar de raad (op onderwerp) geregistreerd, maar verder werd niets digitaal vastgelegd. Digitalisering zou de werkwijze (en transparantie) van de gemeente dus aanzienlijk kunnen veranderen. Ben Langendijk (I&A) van de gemeente Wormerland: "Er was weerstand, maar nu hebben we zelfs een groep die het liefst met de laptop in de raadszaal zit."

Ondanks dat er nog niet eerder met een raadsinformatiesysteem was gewerkt was men wel bekend met sommige van de kenmerken ervan, vertelt Langendijk: "Een groep gebruikers zag er tegenop om volledig digitaal te gaan met raadsinformatie. Men zag zichzelf niet de hele dag achter een beeldscherm zitten om raadstukken door te nemen." De angst om af te stappen van het lezen van papier en van de mogelijkheid om zelf notities te plaatsen leek de overgang naar digitalisering in eerste instantie af te remmen. Maar toen bleek dat alle gewenste stukken vanuit io4 | ris bis direct kunnen worden geprint, ging ook de laatste groep overstag. Een kort beslissingsproces bleek voldoende en na een uitvoerige test en een korte gebruikersinstructie is het systeem van GemeenteOplossingen in gebruik genomen.

Verscheidenheid in gebruikersgroepen

De gebruikersgroepen van het io4| ris bis verschillen sterk, vertelt Langendijk: "We hebben bijvoorbeeld een groep die echt helemaal digitaal wil gaan. Met de laptop in de raadszaal, ingelogd op het draadloos netwerk en io4| ris bis in de browser om de raadstukken en agenda's door te nemen." Daar tegenover staat een groep die de stukken eerst print en vervolgens meeneemt naar de raadszaal. "De digitale groep met laptops wordt nog niet officieel ondersteund door de gemeente, maar in de toekomst willen we dat zeker gaan doen," zegt Langendijk. Je zou verwachten dat het verschil tussen'trendsetters' en 'achterblijvers' een generatieverschil is. Langendijk weet wel zeker dat de generatie er niets mee te maken heeft: "Werkkring drukt hier over het algemeen een grotere stempel op dan leeftijd."

Almeerse vergadermodel

Wormerland maakt gebruik van het Almeerse vergadermodel; het vergaderen in parallelle sessies. In eerste instantie was het io4| ris bis bedoeld voor het traditioneel vergaderen, maar na enig uitzoeken en experimenteren is het io4| ris bis aangepast naar dit vergadermodel. Naast de traditionele categorieën maakt Wormerland ook gebruik van voorrondes, besloten voorrondes en een politieke markt.

Onverwachte voor- en nadelen

Hoe doordacht een systeem ook kan zijn, in de praktijk zijn er altijd punten waarop het bijgeschaafd kan worden. Een agendapunt telt bijvoorbeeld meerdere stukken die een voor een worden ingevoerd. Doordat er veel stukken gekoppeld moeten worden, moet dezelfde handeling meerdere malen worden herhaald. Om dit te voorkomen is de gemeente Wormerland samen met GemeenteOplossingen bezig om een batch te ontwikkelen die dit proces automatiseert en ervoor zorgt dat meerdere stukken in één keer ge-upload kunnen worden. Het raadsinformatiesysteem hoort namelijk niet alleen gebruiksvriendelijk voor gebruikers te zijn: het succes begint bij de beheerder.

document Informatie aanvragen