Nieuwsbericht Waarom klanten kiezen voor papierloos vergaderen

Gepubliceerd op: 09 april 2016 09:45

Als je regelmatig vergadert, weet je als geen ander dat er bergen papier en aanzienlijke hoeveelheden inkt doorheen gaan. Wist je dat 15 pakken papier één boom kost! Dat kan een stuk efficiënter en milieubewuster.

Minder papier

Om meteen maar met een open deur te beginnen; met papierloos vergaderen heb je minder papier nodig. Sterker nog, als je echt papierloos vergadert is er helemaal geen papier meer nodig. Daar is echter meer voor nodig dan alleen een app of een tool. Het vraagt om een omschakeling in de hele organisatie. Zo zal ervoor gezorgd moeten worden dat de informatie en de documenten naast de papieren versies ook digitaal beschikbaar zijn. En als het eenmaal zover is, is het zaak om dat zo te houden.

Jonge collega's denken digitaal

De jongere generatie vraagt om digitale stukken: papier is voor hen een tweede keuze. Breng collega's en leveranciers op de hoogte dat je liever geen papier meer krijgt, maar dat je alles digitaal wilt ontvangen. Houd ook bij welke papierstromen je nog ontvangt en breng ook deze afzenders op de hoogte van het feit dat je papierloos werkt. Niet dat een beter milieu geen reden genoeg is.

Efficiënter vergaderen

Papierloos vergaderen is veel efficiënter en effectiever! Waarom dan? Je bent niet langer afhankelijk van plaats en tijd, en je hoeft geen stapel papierwerk mee te zeulen. Alle benodigde informatie is via je favoriete apparaat beschikbaar. Of dit nu je tablet, telefoon of laptop is. Iedereen is altijd up-to-date. Alle stukken staan centraal opgeslagen en iedereen weet ze te vinden. Geen onduidelijkheid over de laatste versie van de agenda en de stukken. Alle aanwezigen hebben de nodige informatie om voorbereid bij de vergadering te verschijnen. Los van de stapels papier die er bespaard worden. Tel eens op hoeveel uren er in jouw organisatie vergaderd wordt en wat dit qua kosten betekent. Wat nu als dit 20% effectiever kan, of 10%, of zelfs maar 1%?

Niet omdat het moet...

Maar laat je niet gek maken door de digitale trend. Ook voor papierloos vergaderen geldt de slogan: "niet omdat het moet, maar omdat het kan". Kies je eigen pad en benut vooral kansen. En vind je papier toch ook fijn, net als ik zelf, neem dan gewoon je schrijfblok mee aan tafel. Staat totaal salonfähig naast je iPad. Want multichannel is toevallig ook weer helemaal in!

Papierloos of papierarm

Geschreven door: Alex Bakker.