GemeenteOplossingen | Tips voor gemeenteraadsverkiezingen 2014

Nieuwsbericht Tips voor gemeenteraadsverkiezingen 2014

Gepubliceerd op: 20 februari 2014 00:00

Bijna is het zover: gemeenteraadsverkiezingen 2014. Dit betekent werk voor de griffie: de nieuwe raad wil met een goed werkend raadsinformatiesysteem van start. Wij hebben van onze klanten tips gekregen over de werkzaamheden die de gemeenteraadsverkiezingen met zich meebrengen voor de publicatie van raadsinformatie. Wij zijn de tipgevers zeer dankbaar en delen deze tips graag met alle klanten. Veel taken kunt u zelf uitvoeren. In sommige gevallen is de inzet van GemeenteOplossingen of uw AV-leveranacier noodzakelijk. In verband met de te verwachten drukte adviseren wij u om de gewenste inzet vroegtijdig kenbaar te maken.

Handelingen die u zelf kunt doen

Handelingen die u zelf eenvoudig binnen GO| raadsinformatie kunt uitvoeren omvatten ondermeer:

Bij het afscheid van raadsleden de profielen op inactief zetten (niet deleten!) en de inlogaccounts verwijderen uit GO| raadsinformatie.
Het aanmaken van inlogaccounts en profielen voor nieuwe raadsleden, inclusief het toekennen van de benodigde rechten.
Bij het afscheid van oude wethouders de rechten voor specifieke overlegorganen ontnemen.
Aan nieuwe wethouders de rechten voor specifieke overlegorganen toekennen.
Hebt u een dynamisch beheerbare plattegrond van de raadzaal? Pas dan de fracties en de namen aan.
Het aanmaken van nieuwe commissies (NB. voor het archiveren van bestaande commissies is de inzet van GemeenteOplossingen nodig).

Handelingen die GO voor u kan doen

Voor de volgende handelingen is een technische aanpassing benodigd, waarbij de inzet van een medewerker van GemeenteOplossingen noodzakelijk is:

Het aanpassen van de plattegrond van de raadzaal indien u niet over een beheermodule beschikt.
Het aanpassen van categoriesoorten Documentonderwerpen.
Het archiveren van bestaande commissies (NB. nieuwe commissies kunt u zelf aanmaken).
Gaat u over naar een vergadermodel met parallelle sessies, dan heeft GemeenteOplossingen hiervoor speciale modulesoftware beschikbaar.

Vooral niet vergeten

Vergeet ook vooral de volgende taken niet:

Het innemen en wissen van tablets (of laptops) van vertrekkende raadsleden en wethouders.
Het configureren en verstrekken van tablets (of laptops) aan nieuwe raadsleden en wethouders.
Training in het gebruik van GO| raadsinformatie, GO| bestuursinformatie en de GO| app. Dit kunt u zelf doen, maar u kunt ook een cursusavond laten verzorgen door GemeenteOplossingen.
Verzorgt u ook webcasts? Vergeet dan niet de namen in het camerasysteem aan te passen. Vaak kunt u dit zelf doen via het CUE- of AMX-paneel. In sommige gevallen dient uw AV-leverancier dit voor u te doen.
Wijzigt u de namen in het camerasysteem? Vergeet dan niet via de medewerkersmodule van GO| raadsinformatie de nieuwe sprekers te koppelen aan medewerkers!

Let tot slot goed op andere voorzieningen welke u raadsleden biedt, zoals toegangscodes, sleutels, uitleg voor printen en inloggen op het netwerk, gebruikersovereenkomsten, etc.