Artikel Terug naar de digitale vergaderzaal - Checklist voor een goede voorbereiding

Om de draad weer op te pakken en terug te gaan naar de digitale vergaderperiode, is een goede voorbereiding belangrijk. In de afgelopen tijd zijn mogelijk diverse zaken veranderd, zowel op gebied van de communicatietools, aantal deelnemers en andere zaken. Wij helpen u graag op weg met de volgende checklist:

1. Communicatie tool en vergaderlocatie

Vergaderen via PexIP of Zoom?

Vergadert u via PexIP of Zoom? Dan heeft u een digitale vergaderlocatie nodig. Heeft u de digitale vergaderlocatie opgezegd of wilt u een (andere) digitale locatie aanvragen? Neem dan direct contact op met GO. Onze servicedesk kan u verder informeren over wat er geregeld moet worden.

Vergaderen via Teams of Starleaf?

Vergadert u via Teams of Starleaf? Dan moet u enkele zaken afstemmen met uw AV-leverancier. Wij adviseren na de aanpassing van de AV-leverancier ook contact op te nemen met GO om de wijzigingen door te voeren. Mogelijk moeten wij dit opnieuw instellen en testen. Onze servicedesk helpt u graag weer op weg.

2. Apparatuur en contact met de AV-leverancier

Een andere manier van vergaderen betekent mogelijk ook een wijziging in het gebruik van apparatuur. Denk aan een extra laptop die u nodig heeft als u met Teams gaat vergaderen en wil koppelen aan het AV-systeem. Ook de presentatie van uw documenten is gebaat bij een check vooraf. Online versus offline kan om een andere aanpak vragen.
Soms bent u afhankelijk van uw AV-leverancier m.b.t. de te gebruiken software. Wij raden u daarom aan om contact op te nemen met GO en uw AV-leverancier om af te stemmen wat u het beste kunt gebruiken en welke aanpassingen hiervoor nodig zijn.

3. Digitaal stemmen?

Mogelijk kunt u niet meer fysiek in de Raad- of Statenzaal stemmen. GO heeft een applicatie waarmee u digitaal, via de website of een tablet, kunt stemmen. Wilt u meer informatie over dit product, neem dan gerust contact op met GO (zie tevens bijgevoegd leaflet).

4. Wat verandert er voor sprekersfragmenten op uw RIS/SIS?

Wanneer u gebruik maakt van 'Sprekersmarkeringen via het AV-systeem', zal dit proces ook veranderen wanneer u digitaal gaat stemmen. Sprekersinformatie wordt bij digitaal vergaderen niet automatisch doorgestuurd naar uw website. Wilt u toch dat de sprekersinformatie weergegeven wordt bij de uitzending, neem dan contact op met GO om de mogelijkheden te bespreken.

5. Wijziging? Test ruim van te voren!

Heeft u, of uw AV-leverancier een wijziging gemaakt? Wij adviseren om deze aanpassing goed te testen. U kunt altijd contact opnemen met GO voor een testuitzending. Op deze manier kunt u met een gerust gevoel digitaal vergaderen.

N.B.: Verwerking van de archiefopname van de vergadering duurt langer

Vergaderingen die digitaal plaatsvinden worden niet direct verwerkt en geplaatst op uw website. Dit gebeurt altijd de volgende ochtend. Wij zullen er alles aan doen om de uitzendingen zo snel mogelijk te plaatsen, en vragen bij deze uw begrip wanneer de archiefopname langer op zich laat wachten.