Artikel Vergaderen: makkelijk voor gebruikers & goed voor het archief, kan het eigenlijk?
Een vergaderoplossing die voldoet aan de eisen rondom gebruiksgemak en archivering, is die er eigenlijk wel? Wageningen University & Research (WUR), Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) en de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) waren op zoek naar een partner om samen met hen een vergaderoplossing te realiseren die optimaal voldeed aan die eisen. Zij vonden die in GO, waarna een partnerschap tussen de vier partijen ontstond. Samen hebben we vergadertool Mijn Vergaderingen aangesloten op de document management systemen CORSA (DMS) van de drie universiteiten. Het team vanuit de universiteiten bestond uit Wim ter Beest (WUR), Jan de Leeuw (EUR) en Ate Veenstra (RUG).
"In dit traject, waar verschillende belangen een rol speelden, heeft GO laten zien dat zij de wensen van haar klanten serieus neemt" Wim ter Beest, WUR
Gebruikersgemak & goede archivering?
Een Document Management Systeem (DMS) of Zaaksysteem (ZS) staat vaak aan de basis van de processen binnen organisaties. Een DMS of ZS fungeert vaak als bron van waarheid en dus moeten applicaties zoveel mogelijk aansluiten op dit systeem. Voor veel mensen die willen vergaderen, zeker ook met externen, is het vaak niet gewenst om dit via een DMS/ZS te laten lopen. Dus hoe zorg je ervoor dat gebruikers makkelijk en snel overleggen kunnen inplannen en de archivering op de achtergrond goed geregeld is?
"Door de lopende uitrol en de daardoor groeiende gebruikersgroep, blijven we altijd in samenwerking met GO in gesprek opzoek naar eventuele ontwikkelingen"
Ate Veenstra, RUG
Samen uitbouwen
GO had al een vergaderoplossing die het voor gebruikers makkelijk maakt om ad hoc overleggen te plannen en agenda's op te bouwen. In het partnerschap hebben we deze oplossing uitgebreid door ervoor te zorgen dat de overleggen die archiefwaardig zijn hun weg vinden naar het DMS. Hierdoor is het beste van twee werelden bereikt: een makkelijke werkwijze voor gebruikers en tegelijk een goede archiveringsflow. Deze oplossing hebben we gemaakt door meerdere sprints toe te passen. Eerst hebben we een goede voorbereiding gedaan, vervolgens de basis van de koppeling gelegd en daarna in een tweetal rondes deze steeds verder verfijnd en uitgediept zodat hij nu optimaal aansluit bij de interne processen.
"Waar we altijd achter de informatie aan moesten gaan staat nu 48 uur na afloop van de vergadering alle documenten en agendapunten gearchiveerd in Corsa"
Jan de Leeuw, EUR
Meer informatie
Bent u benieuwd of deze oplossing ook voor u zou kunnen werken? Neem dan contact op met GemeenteOplossingen, via het telefoonnummer 050-5757848.