Artikel Archivering naar e-depot

Omdat de uitzending van vergaderingen aangemerkt is als meest uitgebreide weergave van de vergadering, is dringend geadviseerd dat deze blijvend wordt gearchiveerd.
GO helpt gemeenten met deze archivering via de module GO. archivering naar e-depot. Hiermee wordt op gebruikersvriendelijke wijze vanuit GO. raadsinformatie de vergadercontent verstuurd naar het e-depot. Onderdeel van deze export is behalve de vergadercontent vanuit GO. raadsinformatie ook de toegevoegde metadata als sprekers en agendapunt markering. Daarnaast wordt tevens voor de archiefinstelling noodzakelijke metadata meegezonden volgens TMLO ToPX formaat (sidecar of rip). 

Klik hier voor contact met ons over Archivering naar e-depot

Het archiveren naar een e-depot biedt een aantal voordelen, te weten:

  • De videotulen worden op een goede plek bewaard. Zowel een zaaksysteem als een Document Management Systeem is hiervoor niet geschikt.
  • Het aansluiten bij een bestaand e-depot zorgt ervoor dat vergaderingen duurzaam beschikbaar blijven zonder dat er een afhankelijkheid van een leverancier op het gebied van raadsinformatiesysteem ontstaat.
  • Het proces is een geïntegreerd onderdeel van het product waardoor met een paar simpele klikken de archivering kan worden verzorgd zonder dat specialistische kennis vereist is van de gebruiker.
  • Vergaderingen, de metadata en (video-)bestanden kunnen tegelijkertijd worden weggeschreven naar het e-depot door een redactionele actie van de beheerder.
  • De koppeling is ontwikkeld in samenwerking met onze klanten, specifiek het Regionaal Archief Alkmaar (RAA), en de gemeenten Den Helder en Dijk en Waard waardoor we optimaal aansluiten bij de markt en de Besluitstraat (Den Helder).
  • GO. koppelvlak e-depot en de bijbehorende keten is standaard ingericht voor het archiveren van vergaderingen nadat deze zijn afgerond. Voor het migreren van vergaderingen in bulk zullen aanvullende afspraken moeten worden gemaakt.

Interview Twan Mars, adviseur digitale informatie bij het e-depot van het Regionaal Archief Alkmaar

Artikel GO.duurzaam archiveren van raadsinformatie in een e-depot inclusief videotulen